TIN TỨC CÔNG NGHỆ - Giải pháp quản lý trực ca thông minh với ezWork


ezWork là một giải pháp quản lý trực ca định kỳ có hướng đi riêng khác biệt so với các giải pháp khác. Với sự tối giản về chức năng và yêu cầu triển khai, ezWork đã giúp cho nhiều công ty cung cấp dịch vụ lớn trong các lĩnh vực giám sát an ninh, quản lý và bảo trì tòa nhà, cung cấp nước sạch, làm vệ sinh,… như Mường Thanh, Hoàn Mỹ, PMC, Mobifone, Ngân hàng ACB,… quản lý trực ca một cách hiệu quả và ngăn chặn được rất nhiều rủi ro.


HIỆN TRẠNG VÀ NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TRỰC CA HIỆN NAY

Trực ca sử dụng nhân lực là hoạt động thường xuyên không thể thiếu trong quá trình quản lý vận hành các nhà máy, khu công nghiệp và tòa nhà cao tầng. Các hoạt động bao gồm:

Kiểm tra kiểm soát quá trình vận hành máy móc thiết bị. Ví dụ: kiểm tra tình trạng hoạt động các hệ thống máy móc; kiểm tra tình trạng các hệ thống PCCC; kiểm tra, ghi chép trạng thái vận hành của các hệ thống máy móc, tài sản,…
Kiểm soát chất lượng các dịch vụ an ninh, làm sạch,…
Các hoạt động trực ca hiện nay đang được diễn ra dưới hình thức: Người đi kiểm tra sử dụng các Check-list, sổ ghi chép để ghi lại tình trạng hoạt động của các hạng mục cần giám sát, sau đó về tổng hợp và báo cáo lên các cấp quản lý.


Hình 1: Ví dụ về Sổ ghi chép kết quả kiểm tra kiểm soát hoạt động của máy móc

Giải pháp này có rất nhiều hạn chế:

- Dữ liệu trực ca rất dễ bị tạo giả dẫn đến các quyết định quản lý không chính xác;
- Dữ liệu trực ca định kỳ rất nhiều mà không được cập nhật thường xuyên, các sự kiện quan trọng không được cảnh báo kịp thời dẫn đến hiệu quả việc ngăn ngừa rủi ro thấp;
- Tốn nhân lực thực hiện việc thống kê, tổng hợp, phân tích số liệu phục vụ các mục đích tối ưu vận hành hệ thống;
- Khó khăn trong việc giám sát độ chính xác của số liệu do khó kiểm soát hoạt động của nhân viên;
- Rất khó quản lý khi địa bàn cần quản lý rộng hoặc phân tán.

Sử dụng camera cũng có một số nhược điểm:

- Chi phí đầu tư, bảo trì, vận hành lớn;
- Tốn dung lượng lưu trữ video trong khi chỉ cần hình ảnh khi sự cố xảy ra;
- Mất thời gian truy vết khi xảy ra sự cố.

Một số hệ thống hỗ trợ giám sát tự động bằng các thiết bị khác như đầu đọc thẻ, nhận dạng vân tay, máy chấm công,... Tuy nhiên, giải pháp này cũng tương tự như IP camera, khá tốn kém về chi phí đầu tư ban đầu. Gần đây, một số đơn vị đã triển khai giải pháp dùng camera để giám sát các mã QR (Quick-Response Code) gán cho mỗi nhân viên như một thẻ nhận dạng. Giải pháp này có ưu điểm là chỉ cần các camera giá thành thấp đã có thể nhận dạng được nhân viên và ghi được hình ảnh của nhân viên tại thời điểm tác nghiệp mà không nhất thiết phải ghi toàn bộ video lịch sử trực ca. Tuy vậy, điểm mấu chốt ở đây là doanh nghiệp vẫn cần phải đầu tư, vận hành, bảo trì, sửa chữa hệ thống camera. Ngoài ra, không phải địa điểm trực nào cũng có thể lắp đặt camera giám sát (nhà vệ sinh, phòng ngủ khách sạn,…).


"Click vào để xem ảnh gốc với chất lượng tốt hơn"
Hình 2: Giải pháp quản lý trực sử dụng camera quét mã QR riêng gắn với nhân viên

EZWORK - GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TRỰC CA THÔNG MINH

Điểm khác biệt của ezWork là không sử dụng các thiết bị giám sát chủ động (camera, đầu đọc thẻ, đầu đọc vân tay,…) với chi phí cao mà chỉ sử dụng các mã QR đơn giản tại mỗi điểm trực cần giám sát. Thông tin đi kèm các mã này sẽ được người quản lý khai báo trước trên hệ thống.


Hình 3: Sơ đồ tổng thể giải pháp ezWork

Khi đến điểm trực và hoàn thành công việc, nhân viên trực ca sử dụng smartphone đã được cài ứng dụng ezWork để quét các mã QR và cập nhật thông tin theo yêu cầu của người quản lý thông qua giao diện trên màn hình và gửi lên trên hệ thống qua Internet. Với hành động này, nhân viên chứng minh đã đến điểm trực vào thời điểm gửi dữ liệu trực lên hệ thống và giúp cập nhật thông tin về tình trạng điểm trực (có thể kèm ảnh, video, lưu ý,…). Các cấp quản lý có thể giám sát kết quả trực nhận báo cáo ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào trên nhiều loại thiết bị đầu cuối.

ezWork giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động trực ca định kỳ


Hình 4: Thống kê tổng thể hoạt động trực ca trên hệ thống ezWork

Với hệ thống dashboard trực quan, ezWork cho phép quan sát được tiến độ thực hiện công việc trực ca trên toàn bộ địa bản quản lý, bao gồm cả thông tin lịch sử trực theo khu vực (hình 4).


Hình 5: Lịch sử hoạt động trực xảy ra tại mỗi hạng mục

Với sơ đồ quản lý phân cấp (hình 5), ezWork cho phép thống kê động lịch sử trực theo từng khu vực nhỏ hơn hoặc tới từng thiết bị. Lịch sử trực cho phép người quản lý nắm chắc được tiến trình thực hiện công việc theo địa bàn và theo nhân viên một cách linh hoạt và thuận tiện.

ezWork giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nhân viên trực

Đối với các doanh nghiệp có hàng nghìn nhân viên ở nhiều khu vực, quản lý nghiệp vụ trực định kỳ thực sự là một khó khăn rất lớn. Chỉ cần một sự thiếu trách nhiệm, lơ là công việc của nhân viên có thể gây ra những hậu quả lớn. Với ezWork, toàn bộ dữ thông tin về tình hình trực của nhân viên được cập nhật theo thời gian thực hoặc báo cáo định kỳ theo ca, ngày, tuần tháng.


Hình 6: Giao diện quản lý nhân viên trong ca trực

Dữ liệu lịch sử trực ca định kỳ cũng là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện chấm công, đánh giá và sắp xếp công việc cho nhân viên sao cho hiệu quả nhất.

ezWork giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro phát sinh

Tại các điểm trực có các thiết bị cần quản lý chỉ số, ezWork cho phép người quản lý cài đặt yêu cầu nhập chỉ số khi nhân viên đến điểm trực và đặc biệt là cài đặt ngưỡng giám sát chỉ số. Khi nhân viên nhập dữ liệu nằm ngoài ngưỡng cho phép, ứng dụng sẽ nhắc và yêu cầu kiểm tra lại. Trong trường hợp chỉ số thực tế quá ngưỡng, nhân viên phải chụp ảnh đồng hồ chỉ số mới được gửi về hệ thống để chứng minh đã nhập đúng. Khi đó, người quản lý ngay lập tức nhận được cảnh báo từ ứng dụng ezWork trên điện thoại của mình kèm ảnh chụp.


Hình 7: Nhân viên nhập chỉ số điểm trực quá ngưỡng

Điểm đặc biệt là các giá trị ngưỡng này sẽ được ezWork khuyến nghị tùy theo loại hình dịch vụ cần quản lý (quản lý phòng cháy, quản lý chỉ số nước tiêu thụ,…) dựa trên các thuật toán học máy được huấn luyện từ trước. Tính năng này rất hữu ích đặc biệt là với các quản lý cấp cao, vốn quan tâm nhiều hơn đến các sự kiện bất thường để xử lý tức thời, hạn chế rủi ro.


"Click vào để xem ảnh gốc với chất lượng tốt hơn"
Hình 8: Cảnh báo đến cấp quản lý khi nhân viên báo cáo thiếu 1 trong 3 bình cứu hỏa

Ngoài ra, tất cả các dữ liệu bất thường được ghi và hiển thị ngay trên trang chủ giúp người quản lý có thể quan sát dễ dàng các sự cố xảy ra ở bất kỳ thời điểm nào.


Hình 9: Thống kê danh sách các sự kiện bất thường

ezWork giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí triển khai

ezWork được xây dựng trên nền tảng cloud với mô hình cho thuê bao dịch vụ theo tháng. Các doanh nghiệp không phải đầu tư bất kỳ hệ thống công nghệ thông tin nào mà chỉ cần đăng ký tài khoản với nhà cung cấp dịch vụ là có thể triển khai ngay. Thời gian triển khai nhanh chóng, dễ dàng, chi phí triển khai thấp, không tốn chi phí vận hành hệ thống. Ngoài ra, với hệ thống báo cáo chi tiết, ezWork giúp các doanh nghiệp giảm tối đa chi phí cho nhân viên tổng hợp báo cáo.

Điểm hạn chế của ezWork là yêu cầu nhân viên đi trực phải có điện thoại thông minh, tuy nhiên điều này là không phải là trở ngại đáng kể vì phần mềm ezWork không cần điện thoại có cấu hình cao và hầu hết người lao động từ thanh niên đến trung niên đã rất quen thuộc với các loại thiết bị này.

ezWork đáp ứng linh hoạt các nghiệp vụ trực ca định kỳ

ezWork được thiết kế linh hoạt phù hợp với rất nhiều nhu cầu quản lý các hoạt động nghiệp vụ:

- Quản lý trực ca vận hành các hệ thống kĩ thuật: điện, nước, máy móc,...
- Quản lý thông tin bảo trì các hệ thống cơ điện, thang máy, phòng cháy,…
- Quản lý trực ca an ninh, vệ sinh,...
- Quản lý trực ca giám sát chuỗi kho, chuỗi cửa hàng, đội xe,…
- Quản lý tình hình sử dụng tài sản.

Điểm ưu việt của ezWork là cho phép quản lý đồng thời các nghiệp vụ nêu trên trong cùng một hệ thống duy nhất với một tài khoản duy nhất.

KẾT LUẬN

Nhìn tổng thể, ezWork là một giải pháp quản lý trực ca định kỳ có hướng đi riêng khác biệt so với các giải pháp khác. Với sự tối giản về chức năng và yêu cầu triển khai, ezWork đã giúp cho nhiều công ty cung cấp dịch vụ lớn trong các lĩnh vực giám sát an ninh, quản lý và bảo trì tòa nhà, cung cấp nước sạch, làm vệ sinh,… như Mường Thanh, Hoàn Mỹ, PMC, Mobifone, Ngân hàng Á châu ACB,… quản lý trực ca một cách hiệu quả và ngăn chặn được rất nhiều rủi ro. Không những thế, trong thời gian tới, dữ liệu trực ca được tạo ra từ hệ thống ezWork là một kho dữ liệu lớn rất có giá trị sẽ tiếp tục được phân tích bằng các ứng dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ các đối tác dự báo, dự đoán và điều hành tốt hơn hoạt động dịch vụ của mình.

NGUỒN: Tạp chí Tự động hóa ngày nay, số tháng 5/2018
M_tả

Loading...

No comments: